上司に頼まれた仕事のミスを減らす3つの心得と対策とは?

みなさんは引き受けた仕事をそのまま

「ハイ!!」

といって引き受けていませんか?

実はこれ大変に危険な事です。

なぜかと言うと
頼まれた仕事の目的が不明のまま引き受けてしまうと
その仕事の意味が分からないので
頼んだ側の人間との間に意識のズレが生じてしまっている可能性があるからです。

今回は頼まれた仕事の意味を理解し
しっかり仕事をこなす為の
3つの心得をご紹介します。

上司に頼まれた仕事のミスを減らす3つの心得と対策とは?

頼まれた仕事の「目的」を把握する質問をしよう

仕事を引き受ける際には

「なぜこの仕事をするのか?」

という目的を聞きましょう。

なぜなら目的を理解しないまま仕事を進めてしまうと
「どう対処したらいいのかわからない」
という事が起きうるからです。

例えるなら

あなたが「車で出かけて下さい」
と言われて出かけたとしても
目的地がわからないのであればただ迷子になるだけです。

しかし目的地が明確であれば
たどり着くまでの経路を確認できますし
もし渋滞などのトラブルがあった場合は迂回して進むなど柔軟に対応ができます。

目的が分からない仕事はもしトラブルがあった場合どうしたらいいのかわからなくなってしまいます。
結果頼んだ側の人間と意識のずれで意としない仕事の出来栄えになってしまう可能性があります。

仕事を受ける際には必ず
「目的」
を聞くようにしましょう。

なや美

ただ盲目的に引き受けるんじゃなくてちゃんとその仕事の意味と目的を理解しないと柔軟に対応できないのね。
そうだよ。相手との意識のズレが無いか確認することがとても大事なんだ。

よしあき

目的を聞き出すときに相手が「YES」か「NO」で答えられる質問をする。

目的を聞くことが大事なのは分かったけどどう聞けばいいの?

と思った方もいると思います。

それはズバリ「YES」か「NO」で答えられる質問をすることです。

上手に質問をするには
相手に頼まれごとをされた場合

「これはつまり〇〇の為にやるんですね?」
「〇〇をしたいから△△するんですね?」

の様に質問をしましょう。

なぜこの様に質問をするかと言うと

相手はいちいち説明をする手間が省けますし
この人はちゃんと自分の頼んだことが伝わってるな

という印象を与えられるからです。

また仕事の内容をよく理解できなかった。
疑問に思ったことを伝えられなかった。

という事も起きうる為
確認の為にこの様に質問するのが良い方法です。

なや美

「なぜこうするんですか?」と聞くよりも「これはつまり〇〇の為にやるんですね?と聞いた方が相手からしたら理解度も把握できるし一から説明する手間も省けるし良い方法なんだね。
そうだよ。もしそこで認識が間違ってたとしても相手は自分が伝えたかったけど伝わってなかった事が明確になるからそこで改めて説明する事で認識を統一できるようになるんだ。

よしあき

時には上司の意見に間違っていると指摘することも大事

職場内で何か頼みごとをする際は
おおむね上司から部下に頼みごとをする機会が多いと思いますが

この時部下は
「上司の言う事は絶対なんだ」

と思わない様にしてください。

この上司の言う事は絶対という思考を持っていると
仕事の内容に納得していないのについつい

  • 「分かりました」
  • 「とりあえずやってみます」

と言ってしまいがちになってしまいます。

納得していないのに「分かりました」と言うと
それが原因でミスに繋がる事が多くあり得ます。

もし仕事の内容や目的に納得していない時は
例え上司であろうと勇気を持って指摘しましょう。

少し考えて見ましょう。

仕事は成果を出す為に行う物です。

上司は仕事の成果を出す事を望んでいるはずです。

間違ったことを指摘することは信頼を壊したり反逆するという事ではなく

上司から頼まれた仕事の成果を出す為のいわば
「忠誠」
です。

決して部下は上司に意見を言えない
「従順な関係」
ではないという事を意識してください。


ちゅうせい【忠誠】

まごころ。また、まごころをもって尽くすこと。

大辞林第3版

あなたが部下である立場なら上司の間違っているかもしない決断に盲目的に「YES」という立場を取るのをやめましょう。

間違っているかもしれないのであれば
指摘する勇気を持ってください。

それは仕事の成果を出したいと願っている
上司への忠誠というまごころです。

良い結果を出す為に
もし間違っていると思ったなら
例え上司でも指摘をしましょう。

なや美

成果を出す事をみんなが望んでいるんだから違う事は違うって言うべきよね。
そうだね。意見を言うのは反逆じゃなくて上司へのまごころなんだよ。勇気を持って指摘することが結果的には仕事の成果に繋がってお互いの信頼を高める事になるんだ。

よしあき

ミスを防ぐ最も大事な事は「コミュニケーション」

最後になりますが
ミスを防ぐためには日頃のコミュニケーションの密度が多ければ多いほど良いです。

軽い雑談でも構わないので職場内で色々な人と一緒にランチを食べに行くなどコミュニケーションを出来るだけ多く取ることがミスを減らし仕事の成果を高める秘訣なのではないかと思います。

得てして仕事の成果が高い職場はコミュニケーションが上手に取れています。
ぜひ日頃から上司や同僚とコミュニケーションを取る機会を増やしていただけたらと思います。

今回の参考文献はコチラ

防げ現場のヒューマンエラー 事故を防ぐ3つの力 (朝日文庫)

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